Stručný průvodce aplikací — od prvního odběratele v adresáři přes faktury a zálohy až po automatické pravidelné faktury a příjmy z banky.
Mini účto je jednoduché vedení účetnictví pro neplátce DPH — živnostníky a malé firmy. Vystavujete v něm faktury a zálohové faktury, necháte si automaticky vystavovat pravidelné faktury a příjmy si načítáte přímo z FIO banky. Firmu si založíte sami registrací; každá firma má vlastní uzavřenou administraci.
V Nastavení → Fakturační údaje vyplňte adresu, IČ, bankovní účet (pro QR platbu i IBAN) a nahrajte logo a razítko s podpisem.
Zkontrolujte výchozí splatnost, konstantní symbol, číslování (variabilní symbol) a texty na faktuře i v e-mailech.
Přidejte do Adresáře první odběratele — firmu stačí najít podle IČ v ARES.
Tlačítkem Nová faktura v levém menu vystavíte fakturu, stáhnete ji v PDF nebo rovnou odešlete e-mailem.
Odběratelé, kterým fakturujete — jméno nebo firma, adresa, IČ, DIČ, e-mail, telefon, kontaktní osoba a web. Po zadání IČ tlačítko ARES doplní název, adresu i DIČ z veřejného rejstříku. Na fakturu se údaje odběratele zkopírují v okamžiku vystavení, takže pozdější úprava nebo smazání kontaktu už vystavené faktury nezmění. Adresář můžete exportovat do Excelu a z Excelu ho také importovat — kontakt se stejným IČ se aktualizuje, ostatní se přidají. Při převodu z jiné fakturační aplikace stačí tabulka (.xlsx, .xls nebo .csv), jejíž první řádek obsahuje názvy sloupců Jméno / Firma, Ulice a č.p., Město, PSČ a E-mail (povinné) a dále IČ, DIČ, Telefon, Kontaktní osoba a Web (pořadí nevadí, jiné sloupce se ignorují) a každý další řádek je jeden kontakt; podrobný popis i šablonu najdete na stránce importu. Ke kontaktu si zapíšete interní poznámku a štítky, podle kterých adresář filtrujete. Přehled odběratelů ukáže, kolik kdo vyfakturoval, co dluží, za kolik dní průměrně platí a jak často pozdě.
Faktura má pracovní název (jen pro vás), odběratele z adresáře, datum vystavení, splatnost, variabilní a konstantní symbol a texty před a za položkami. Položky (název, cena, množství, jednotka) přidáváte libovolně a celková částka se počítá rovnou.
Z detailu faktury ji stáhnete jako PDF s QR platbou, odešlete odběrateli e-mailem (PDF v příloze), zkopírujete do nové faktury, označíte jako uhrazenou nebo stornujete s datem a důvodem. Do pole Již uhrazeno zapíšete i částečnou úhradu.
Každá faktura má také odkaz na PDF, který se otevře bez přihlášení — pošlete ho odběrateli, nebo ho vložte do e-mailu proměnnou %odkaz%. Tlačítkem Vytvořit nový odkaz starý odkaz zneplatníte.
Fakturu stáhnete i jako ISDOC — elektronickou fakturu, kterou načte většina účetních programů (Pohoda, Money, ABRA…), a můžete ji přiložit i k e-mailu. Často fakturované položky si uložte do ceníku (Nastavení → Ceník) a ve faktuře je pak jen vyberete podle názvu. Ke každé faktuře vidíte historii odeslaných e-mailů, interní poznámku a štítky.
Seznam faktur filtrujete podle roku a stavu (neuhrazené, po splatnosti, uhrazené, stornované). Faktury po splatnosti jsou zvýrazněné i s počtem dní. Vyfiltrovaný seznam stáhnete tlačítkem Export do Excelu; faktury z jiného programu nahrajete přes Import (jeden řádek = jedna položka, faktury se seskupí podle VS). Při převodu z jiné fakturační aplikace připravte tabulku (.xlsx, .xls nebo .csv), jejíž první řádek obsahuje názvy sloupců — povinné jsou VS, Odběratel, Datum vystavení, Položka a Cena za jednotku, nepovinné Typ, Pracovní název, adresa, IČ, DIČ a e-mail odběratele (pro odběratele, který ještě není v adresáři, jsou ulice, město, PSČ a e-mail povinné), Datum splatnosti, KS, Uhrazeno dne, Již uhrazeno, Stornováno dne, Důvod storna, Množství a Jednotka. Podrobný popis i šablonu najdete na stránce importu. Zaškrtnuté faktury můžete hromadně označit jako uhrazené, odeslat e-mailem nebo stáhnout jako ZIP s PDF či ISDOC.
V Nastavení → Faktury zapnete automatické upomínky a určíte, kolik dní po splatnosti se posílají (např. 3, 14 a 30 dní). Upomínka odejde odběrateli e-mailem s fakturou v příloze; uhrazené a stornované faktury se přeskočí a platby z FIO se před odesláním upomínek načtou, takže upomínku nedostane ten, kdo už zaplatil.
Na detailu faktury po splatnosti můžete upomínku poslat i ručně, u konkrétní faktury automatické upomínky vypnout (třeba při dohodnuté pozdější platbě) a vidíte historii všech odeslaných upomínek.
Zálohová faktura je výzva k platbě předem — není to účetní doklad a má vlastní číselnou řadu. Vystavíte ji v sekci Zálohové faktury stejně jako běžnou fakturu a odběratel ji zaplatí převodem nebo přes QR kód.
Jakmile je záloha uhrazená, v jejím detailu se objeví tlačítko Vystavit fakturu. Vytvoří fakturu se stejnými položkami, na které je zaplacená záloha odečtená — a pokud záloha pokryla vše, je faktura rovnou uhrazená.
Potřebujete-li vystavenou fakturu snížit nebo zrušit (sleva, vrácené zboží, chyba), otevřete její detail a zvolte Opravná faktura. Vznikne dobropis s vlastní číselnou řadou, odkazem na původní fakturu a důvodem opravy; položky jsou předvyplněné se zápornými částkami a můžete je upravit.
Opravná faktura se v příjmech počítá záporně. Po vrácení peněz odběrateli ji označte jako vrácenou. PDF i ISDOC obsahují vazbu na původní doklad.
Profi a Business Vzor faktury, který se vystavuje sám — každý měsíc, co dva měsíce, čtvrtletně, co čtyři měsíce, pololetně nebo jednou ročně, od zvoleného data prvního vystavení. Vystavenou fakturu může systém rovnou poslat odběrateli e-mailem; vy dostanete systémovou zprávu a kopii faktury.
Vzor kdykoli pozastavíte, upravíte nebo podle něj fakturu vystavíte ručně tlačítkem Vystavit nyní (plán se tím nemění).
Pod seznamem si zadáte roční náklady (např. webhosting, který přeprodáváte) a uvidíte roční příjem, náklady, čistý příjem i čistý měsíční příjem. Celý přehled vyexportujete do Excelu (včetně listu s položkami vzorů) a vzory můžete z Excelu také importovat.
V sekci Výdaje evidujete přijaté faktury a účtenky — dodavatele, částku, kategorii, datum dokladu a zaplacení. Ke každému výdaji můžete nahrát sken nebo PDF dokladu; přílohy jsou dostupné jen přihlášeným uživatelům.
Výdaj založíte i rovnou z odchozí platby v Bankovních pohybech (tlačítko + výdaj) — údaje se předvyplní a platba se s výdajem propojí. Výdaje, které nejsou daňově uznatelné, označte, aby se nezapočítaly do daňových podkladů.
Výdaje můžete exportovat do Excelu i z Excelu importovat — třeba z jiné aplikace. Stačí tabulka (.xlsx, .xls nebo .csv), jejíž první řádek obsahuje názvy sloupců: povinné Dodavatel, Popis, Částka Kč a Datum dokladu, nepovinné IČ dodavatele, Číslo dokladu, Kategorie, Splatnost, Zaplaceno dne, Daňově uznatelný (Ano/Ne) a Poznámka. Každý další řádek je jeden výdaj; výdaje, které už v aplikaci jsou, se přeskočí. Podrobný popis i šablonu najdete na stránce importu.
Máte-li účet u FIO banky, vložte v Nastavení → FIO banka token pro čtení z jejího internetového bankovnictví. Pohyby se pak načítají jednou denně samy, nebo tlačítkem Načíst z banky. Přehled filtrujete podle příjmů a výdajů, roku a měsíce.
Příchozí platba s variabilním symbolem faktury ji sama označí jako uhrazenou (nebo zapíše částečnou úhradu). Pohyb, který do příjmů nepatří — třeba převod mezi vlastními účty — tlačítkem Vyloučit vyřadíte z výpočtů. Pohyby lze také exportovat do Excelu.
Máte účet u jiné banky? Tlačítkem Importovat výpis nahrajete výpis ve formátu GPC/ABO (standard českých bank) nebo CSV/Excel z internetového bankovnictví — platby se spárují s fakturami stejně jako u FIO.
Sekce Daňové podklady připraví za zvolený rok čísla pro přiznání k dani z příjmů: příjmy z faktur uhrazených v daném roce (opravné faktury se odečítají), uznatelné výdaje zaplacené v roce, přehled po měsících a výdaje podle kategorií. Vše vyexportujete do Excelu.
Aplikace porovná skutečné výdaje s paušálními výdaji (80, 60, 40 nebo 30 % z příjmů) a u vaší činnosti označí výhodnější variantu s nižším základem daně. Upozorní také na rozdíl mezi příjmy z faktur a příchozími platbami na účtu.
Jde o podklady, ne o vyplněné přiznání — výši daně, slevy a pojistné spočítáte v samotném přiznání nebo s účetní.
Zvonek v horní liště ukazuje nová upozornění — automaticky vystavené pravidelné faktury, spárované platby nebo neúspěšně odeslané e-maily, vždy s odkazem na fakturu.
Úvodní přehled — vyfakturováno a přijato letos, neuhrazené faktury a faktury po splatnosti, obrat vůči limitu pro registraci k DPH (s upozorněním, když se k limitu blížíte nebo ho překročíte), vývoj fakturace a příjmů v grafech a měsíční grafy za každý rok.
Dostupné jen správcům. Najdete zde:
V pravém horním rohu, pod svým jménem — změna jména, profilového obrázku, hesla a zapnutí dvoufaktorového ověření (2FA) přes ověřovací aplikaci v telefonu.
Napište nám nebo zavolejte — rádi poradíme s čímkoli, od prvního nastavení po napojení na banku.